Prise de références : ce que le recruteur a le droit de faire, et comment préparer vos référents

Ce que le Code du travail et la CNIL imposent au recruteur qui prend des références, ce que vous pouvez demander ensuite, et les messages pour briefer vos référents.

Le dernier entretien s'est bien passé, et le recruteur conclut : « Pouvez-vous me donner deux ou trois références ? » La prise de références arrive souvent là, juste avant l'offre. Et presque tout ce qu'on lit à son sujet est écrit pour le recruteur : comment l'organiser, quelles questions poser, comment se couvrir.

Ce guide prend l'autre côté. Il dit ce que le Code du travail et la CNIL imposent au recruteur, ce que vous pouvez demander une fois les appels passés, et comment préparer vos référents pour qu'ils parlent de ce qui compte pour le poste. Il s'appuie sur les textes officiels, vérifiés en septembre 2026. Ce n'est pas un conseil juridique : pour une situation précise, vérifiez les textes en vigueur, votre convention collective, ou adressez-vous à un professionnel du droit.

Ce que dit la loi : être prévenu, pas forcément signer

Beaucoup de pages affirment qu'une autorisation écrite du candidat est obligatoire. Les textes disent autre chose, et la nuance vous est utile.

Trois articles du Code du travail encadrent le recrutement (textes consultés sur code.travail.gouv.fr, le site du ministère du Travail qui reprend Légifrance) :

• L1221-6 : les informations demandées au candidat, « sous quelque forme que ce soit », ne peuvent servir qu'à « apprécier sa capacité à occuper l'emploi proposé ou ses aptitudes professionnelles ». Elles doivent avoir « un lien direct et nécessaire avec l'emploi proposé ».
• L1221-8 : le candidat « est expressément informé, préalablement à leur mise en oeuvre, des méthodes et techniques d'aide au recrutement utilisées à son égard ». Ces méthodes « doivent être pertinentes au regard de la finalité poursuivie ».
• L1221-9 : « Aucune information concernant personnellement un candidat à un emploi ne peut être collectée par un dispositif qui n'a pas été porté préalablement à sa connaissance. »

La CNIL applique ces règles aux références dans son Guide du recrutement (fiche 5, 2023) : le recueil de références auprès de l'environnement professionnel du candidat « est autorisé dès lors que le candidat en a été préalablement informé ».

Le mot qui compte est informé. Et le même guide explique pourquoi « consentement » est le mauvais mot : les traitements liés au recrutement lui-même « ne peuvent pas être fondés sur le consentement des candidats dès lors qu'un refus de leur part pourrait affecter leurs chances d'obtenir un emploi » (fiche 4). Autrement dit, un accord que l'on ne peut pas refuser sans risquer le poste n'est pas un consentement libre.

Concrètement :

• Un recruteur qui vous dit « nous allons contacter vos anciens responsables » a rempli l'obligation minimale d'information. Un accord écrit est une bonne pratique, qui le protège aussi, mais ce n'est pas ce que les textes exigent.
• Ce qui n'est pas permis, c'est de prendre des références sans que vous le sachiez.
• Si vous voulez choisir qui est appelé, dites-le. Par écrit, c'est mieux.

Le recruteur peut-il appeler quelqu'un que vous n'avez pas cité ?

La réponse surprend souvent : les textes ne limitent pas la prise de références aux noms que vous avez donnés.

La CNIL parle de l'« environnement professionnel du candidat (supérieurs hiérarchiques, collègues, maîtres de stage, clients, fournisseurs, etc.) » (fiche 5). La condition reste la même : avoir été prévenu de la méthode avant. La fiche 8 classe d'ailleurs la « prise des références auprès d'un ancien employeur (collègue, client, etc.) » dans la collecte indirecte. Dans ce cas, le recruteur doit aussi vous dire quelles catégories d'informations il a recueillies et d'où elles viennent.

Un recruteur qui appelle en secret votre ancien manager, sans jamais vous avoir parlé de prise de références, ne respecte donc pas ce cadre. Un recruteur qui vous a prévenu et appelle un ancien collègue de sa connaissance, si.

Refuser un nom précis

Si un ancien responsable ne doit pas être contacté (conflit, départ tendu, ou simplement quelqu'un qui connaît mal votre travail), écrivez-le au moment où la prise de références est annoncée. Le recruteur n'est pas tenu de s'y plier. Mais il ne pourra pas dire qu'il ignorait votre demande, et vous pouvez proposer quelqu'un d'autre qui a vu le même travail.

Et votre employeur actuel ?

Rien dans les textes cités ici ne vous oblige à le citer. Proposez plutôt une référence chez un ancien employeur, et, si le recruteur insiste, demandez que cet appel n'ait lieu qu'après une offre écrite. C'est une demande courante et raisonnable : un appel à votre employeur actuel lui apprend que vous partez.

Ce qu'un recruteur peut demander à vos référents

Pour « les informations collectées par un recruteur », la CNIL donne quatre catégories : l'identification du candidat, son expérience professionnelle, sa formation, et l'évaluation de ses aptitudes et compétences (fiche 5). Le paragraphe suivant du guide porte justement sur les références. C'est la même logique que L1221-6 pour les questions posées au candidat : un lien direct et nécessaire avec le poste. Tout ce qui sort de là n'a rien à faire dans l'appel.

Les questions de la colonne de droite sont celles que vos référents doivent avoir en tête avant l'appel. Elles ressemblent à celles de l'entretien lui-même : relisez nos questions d'entretien d'embauche et leurs réponses pour repérer ce que le recruteur cherche à vérifier.

Choisir vos référents

Deux ou trois noms suffisent. Le bon référent a vu votre travail de près, récemment, sur des tâches proches du poste visé :

• Votre ancien responsable direct. C'est la référence que le recruteur attend en premier.
• Un client ou un partenaire, si le poste est en relation client ou en gestion de projet avec des tiers.
• Un collègue d'une autre équipe qui a travaillé avec vous sur un projet précis.

Sans ancien employeur : le maître de stage

Jeune diplômé, alternant, étudiant : la CNIL cite nommément les « maîtres de stage » parmi les personnes auprès de qui des références peuvent être prises (fiche 5). Un tuteur d'alternance ou le responsable d'une mission étudiante font aussi l'affaire. Si c'est votre cas, notre guide du premier emploi après les études aide à présenter ces expériences.

Quand un ancien responsable risque de mal parler de vous

Séparez les faits du jugement. Pour les faits, le certificat de travail suffit. Selon la CNIL, un certificat qui confirme la relation de travail, sa durée, la nature du contrat et du poste « suffit en principe à attester de l'expérience professionnelle du candidat » (fiche 5). Votre ancien employeur doit vous le remettre, et il ne peut pas y inscrire de mentions « discriminatoires ou pouvant nuire au salarié » (service-public.gouv.fr, fiche F87, vérifiée le 12 mars 2026).

Pour le jugement sur votre travail, proposez un autre référent qui a vu les mêmes projets : un N+2, un chef de projet, un client.

Si vous pensez qu'un référent a tenu des propos faux ou discriminatoires à votre sujet, commencez par demander ce qui a été noté (voir plus bas). Pour un éventuel recours, un avocat ou un défenseur syndical saura vous dire ce qui est possible dans votre cas. Ce guide ne peut pas en juger.

Préparer vos référents : les deux messages à envoyer

Un référent pris par surprise répond de mémoire, en termes vagues : « très bien, sérieux, je recommande ». Un référent briefé confirme deux ou trois faits précis que le recruteur voulait vérifier. La différence tient en deux messages.

Le premier, avant de donner son nom. Demandez son accord, en lui laissant la porte ouverte pour refuser. Quelques lignes suffisent : le poste visé, l'entreprise, le moment probable de l'appel.

Le second, quand l'appel approche. C'est celui qui fait la différence :

Trois règles pour ce message :

1. Rappelez des faits, n'écrivez pas le discours. Le recruteur entend tout de suite une référence qui récite.
2. Donnez des exemples que le référent a vécus. Un chiffre qu'il ne peut pas confirmer se retourne contre vous.
3. Prévenez-le s'il y a un cabinet. Un appel d'un nom inconnu est souvent ignoré.

Après la décision, remerciez vos référents et dites-leur comment ça s'est terminé. Nos modèles de mail de remerciement après un entretien s'adaptent facilement à eux.

Savoir ce que vos référents ont dit

Peu de pages en parlent, et c'est pourtant un droit. Ce qu'un référent dit de vous au recruteur devient une donnée personnelle vous concernant.

La CNIL est claire : le droit d'accès s'applique aux données collectées directement auprès du candidat « et aux données éventuellement collectées auprès de personnes tierces (anciens employeurs, etc.) ». Vous pouvez aussi demander leur source, c'est-à-dire « auprès de qui » elles ont été recueillies (fiche 7).

Ce que vous recevrez, en revanche, a des limites :

• La communication « ne devra pas porter atteinte aux droits des tiers ». Pour les informations obtenues auprès d'anciens employeurs, la CNIL cite l'anonymisation ou la pseudonymisation comme bonne pratique. Vous saurez ce qui a été dit, pas forcément par qui.
• Le recruteur peut vous transmettre une synthèse plutôt que ses notes originales.
• Si ces précautions ne suffisent pas à protéger les tiers, il peut refuser, mais « en motivant et justifiant sa décision ».
• Il doit répondre « au plus tard dans un délai d'un mois », prolongeable de deux mois pour une demande complexe (fiche 7). L'exercice du droit est gratuit.

La demande s'adresse au responsable du traitement, qui peut être l'entreprise qui recrute ou le cabinet de recrutement selon les cas (fiche 8). Son identité doit figurer dans les informations que le recruteur vous a données ; à défaut, écrivez à la personne qui vous a contacté.

Votre référent a les mêmes droits

Le guide de la CNIL le précise : ces droits sont ouverts à toutes les personnes qui interviennent dans le recrutement, y compris « les personnes contactées dans le cadre de la prise de référence » (fiche 7). Votre ancien manager peut donc, lui aussi, demander ce qui a été noté de ses propos. C'est un argument pour rassurer un référent qui hésite, et c'est aussi la raison pour laquelle son nom sera souvent masqué dans ce que vous recevrez.

Suivre vos référents d'une candidature à l'autre

Le piège, quand on cherche activement, c'est d'épuiser la même personne : trois process en parallèle, le même ancien manager cité partout, appelé trois fois en deux semaines sans avoir été prévenu une seule fois. Notez pour chaque référent quand vous l'avez briefé, pour quel poste, et quand l'appel a eu lieu.

Dans le suivi de candidatures HiredFolio, un référent est un contact comme un autre : nom, poste, entreprise, email, téléphone et notes. Vous pouvez l'associer à l'offre pour laquelle vous l'avez cité, lui donner un statut (« À contacter », « Contacté », « A répondu »…), fixer une date de relance, et garder dans son historique ce que vous lui avez envoyé et ce qu'il vous a raconté de l'appel. Le jour où un deuxième recruteur demande des références, vous voyez qui a déjà été sollicité, et pour quoi.

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